Boekhouding en administratie

Administratie

Elke ondernemer heeft behoefte aan financieel inzicht. Of je nu werkt als ZZP of MKB.
Om financieel inzicht in je onderneming te bereiken heb je minimaal een ‘goede’ administratie nodig.

Je administratie is een stuurmiddel voor je onderneming. Daarbij heb je wettelijke verplichting om een administratie bij te houden. Dus dan kan je maar beter je administratie optimaal voor je laten werken.

Als je net bent begonnen met ondernemen of zelfstandig werkt, kan je de administratie zelf doen. Je ziet je inkomsten en uitgaven en welke klanten nog niet hebben betaald.

Maar als je verder groeit en meer behoefte hebt aan actuele cijfers en breder inzicht in je onderneming, wordt financieel inzicht een vast onderwerp in je agenda. Dan kan je de administratie zelf blijven doen of je kan het uitbesteden aan een administratiekantoor, accountant of financieel adviseur .

Uitbesteden van de administratie kan op verschillende manieren, waarbij bijna alle ondernemingen werken met een online administratie. Wel zo handig, want hiermee bespaar je veel tijd. Tijd die je kan besteden aan je eigen klanten en onderneming.

Maar met het doen van je eigen administratie, zijn er ook een aantal valkuilen. Valkuilen waardoor je het financiële inzicht in je eigen onderneming verliest.

We hebben de belangrijkste hier op een rij gezet.

Valkuilen administratie

In de praktijk zien wij verschillende valkuilen die ertoe leiden dat de administratie geen stuurmiddel is maar een tuurmiddel wordt.
 

  1. Geen actuele administratie
    De administratie wordt niet dagelijks of wekelijks bijgewerkt. Hierdoor verlies je het financiële overzicht en geven de financiële rapportages geen actueel inzicht.
  2. Geen accurate administratie
    De verwerking van de administratie is niet consequent, waardoor kosten op verschillende plekken in je administratie staan. Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse factuur van leasekosten van auto’s. Waarbij de factuur de ene maand als leasekosten auto’s wordt verwerkt en de andere maand als overige autokosten. Hiermee raak je uiteindelijk het zicht kwijt op de kosten en opbrengsten in je onderneming.
  3. Handmatig rapportages maken
    Het handmatig maken van rapportages kent twee nadelen. Het ene nadeel is dat het altijd tijd kost om een rapportage te maken, waardoor de actualiteit van de financiële cijfers vaak wordt ingehaald. Het andere probleem is dat door het handmatig overtypen of samenvoegen van gegevens, gegevens anders in de rapportage kan komen te staan dan de oorspronkelijke gegevens.
  4. Rapportage is niet gericht op de gebruiker
    Dit is een onderwerp dat eigenlijk nog te weinig met de eindgebruiker wordt besproken. Hoe vaak zie je niet een financiële rapportage met daarin heel veel getallen, maar waarbij de gebruiker eigenlijk meer gebaat is met grafieken en tabellen. Herkenbaar?

Zorg ervoor dat dat de financiële rapportage altijd is afgestemd op de visuele voorkeuren van de gebruiker. Zodat er geen ruimte is voor interpretatie van de cijfers en dat de gebruiker snel de informatie tot zich kan nemen.

Wil je eens sparren over hoe je jouw administratie inzet om te komen tot eenvoudig financieel inzicht in je onderneming? Zonder dat je elke maand uren kwijt bent met het verwerken van facturen en bankafschriften? Neem contact met ons op en wij vertellen je graag meer.

Loof – Amsterdam

Heel prettig om QOALZ aan m’n zijde te hebben voor mijn administratie. We zijn nog maar net onderweg maar het geeft me nu al rust. Ik heb zowaar zin om met m’n financiën aan de slag te gaan.

Geen complexiteit

Wij bieden oplossingen die passen bij de ambities van onze klanten en waken voor onnodige complexiteit.
-> Lees meer

Denkende doeners

Wij helpen klanten met het realiseren van inzicht in hun financiële huishouding. Geen complexe modellen, maar we steken ook zelf de handen uit de mouwen. Wil je weten hoe? Neem contact met ons op
-> Lees meer

Praktische expertise

Wij zetten onze kennis en online software in om het simpel te houden. Met onze praktische kennis van bedrijfsdata en financiële besturing bouwen wij aan een duurzame relatie met onze klanten.
-> Lees meer

F.A.Q.

Wat is een administratie?

De administratie is het op een éénduidige wijze vastleggen en verzamelen van bedrijfsgegevens. Een goed opgezette administratie zorgt voor overzicht, waardoor je inzicht hebt over hoe het in je bedrijf gaat en weet je aan welke verplichtingen er moeten worden voldaan. De bekendste administratie is de financiele administratie, ook wel de boekhouding genoemd.

Wie kan mij helpen met de administratie?

Daarvoor zijn verschillende oplossingen. Je kan de administratie uitbesteden aan een boekhouder, accountant of financieel adviseur. Een boekhouder, accountant of financieel adviseur betaalt zich vaak terug. Deze financiële specialisten richten jouw boekhouding optimaal in, geven advies en zijn op de hoogte van verschillende fiscale voordelen.

Wanneer is het moment om mijn administratie uit te besteden?

Dat is voor elke ondernemer anders. Dat is voor sommige ondernemingen afhankelijk van de grootte, bij andere afhankelijk van de complexiteit of dynamiek van de markt. Of de tijdwinst die je kan realiseren. Tijd die je beter kan besteden aan je bestaande klanten en/of de acquisitie van nieuwe klanten. Zolang je maar beschikt over een stuk continuïteit in je financiële huishouding.

Heb je nog vragen?

Laat eens wat van je horen, vinden we leuk!